Das A1-Formular: Ein unverzichtbares Dokument für internationale Einsätze
Sind Sie als Personalverantwortlicher bei einem Schweizer Arbeitgeber tätig und planen Mitarbeitereinsätze im Ausland? Ob für eine Sitzung in Italien oder längere Projekte in Portugal – das A1-Formular ist ein zentrales Dokument, das Sie kennen sollten. In diesem Beitrag erklären wir seine Bedeutung, warum es so wichtig ist, und wie Sie es effizient in der Praxis einsetzen.
Was ist das A1-Formular?
Das A1-Formular ist eine Bescheinigung, die bestätigt, dass ein Arbeitnehmer während eines Auslandseinsatzes innerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in der Schweiz weiterhin in seinem Heimatland sozialversichert ist. Es dient dazu, Doppelversicherungen zu vermeiden und die soziale Absicherung im Ausland zu gewährleisten. Der Arbeitnehmer ist im Krankheitsfall und bei Unfällen abgesichert.
Warum ist das A1-Formular für Personalverantwortliche wichtig?
- Rechtssicherheit: Das A1-Formular ist in der Europäischen Union und im EWR anerkannt und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden im Ausland sozialversichert sind, ohne dass es zu Konflikten mit den nationalen Sozialversicherungssystemen kommt.
- Vermeidung von Bussgeldern: Ohne gültiges A1-Formular riskieren Unternehmen Bussgelder und Nachzahlungen, falls die Sozialversicherungspflicht nicht ordnungsgemäß nachgewiesen wird.
- Reibungslose Entsendungen: Das Formular erleichtert die Planung und Durchführung von Entsendungen, da es die rechtlichen Rahmenbedingungen klar regelt.
Wie beantragen Sie das A1-Formular?
Der Antrag erfolgt in der Regel bei der zuständigen Schweizer Sozialversicherung. Das Formular kann für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten beantragt werden. Bei längeren Einsätzen sind unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen möglich, um die Anwendung der Sozialversicherungsregelungen des Heimatlandes weiterhin zu gewährleisten.
Tipps für Personalverantwortliche
Frühzeitig planen: Beantragen Sie das A1-Formular rechtzeitig vor Beginn des Auslandseinsatzes.
Dokumentation prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind, um eine reibungslose Ausstellung zu gewährleisten.
Mitarbeitende informieren: Klären Sie Ihre Mitarbeitenden über die Bedeutung des Formulars und die Notwendigkeit, es bei sich zu tragen.
Aufbewahrung: Bewahren Sie Kopien des Formulars sicher auf, da es bei Kontrollen vorgelegt werden muss.
Praxisbeispiel: Ein Bauprojekt in Frankreich
Stellen Sie sich vor, ein Schweizer Bauunternehmen erhält den Auftrag, ein grosses Projekt in Frankreich umzusetzen. Für die Dauer des Projekts entsendet das Unternehmen erfahrene Mitarbeitende nach Frankreich. Hier kommt das A1-Formular ins Spiel:
Schritt 1: Antragstellung
Bevor die Mitarbeitenden nach Frankreich reisen, beantragt das Unternehmen bei der zuständigen Schweizer Sozialversicherung für jeden Mitarbeitenden ein A1-Formular. Das erfolgt meist online über das Portal der Schweizerischen Ausgleichskasse. Dabei gibt das Unternehmen die voraussichtliche Einsatzdauer und die Tätigkeiten an.
Schritt 2: Ausstellung des Formulars
Nach Prüfung der Angaben stellt die Schweizerische Ausgleichskasse das A1-Formular aus und schickt es an das Unternehmen, das es an die Mitarbeitenden weiterleitet.
Schritt 3: Mitführen während des Einsatzes
Die Mitarbeitenden müssen das A1-Formular während ihres gesamten Aufenthalts in Frankreich stets bei sich tragen. Bei Kontrollen durch französische Behörden dient es als Nachweis, dass sie weiterhin in der Schweiz sozialversichert sind. Das ist unerlässlich, um rechtliche Probleme und Bussgelder zu vermeiden.
Schritt 4: Rückkehr in die Schweiz
Nach Abschluss des Projekts kehren die Mitarbeitenden zurück. Das Formular hat während des Einsatzes die soziale Absicherung gewährleistet und Doppelzahlungen vermieden.
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