--- title: "Aufbewahrungspflichten im HR: Diese Fristen sollten Sie kennen" description: Welche HR-Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen — und wann gelöscht wird. Fristen, DSG-Anforderungen und Praxistipps für HR-Verantwortliche. image: https://www.hrsc.ch/hubfs/Bild%20Aufbewahrungsfristen.jpg --- - [Jobs](https://jobportal.hrsc.ch/job-overview) - [Karriere](https://www.hrsc.ch/karriere) - [Kontakt](https://www.hrsc.ch/blog/aufbewahrungspflichten-im-hr#kontakt) - [Blog](https://www.hrsc.ch/blog) [Skip to content](https://www.hrsc.ch/blog/aufbewahrungspflichten-im-hr#main-content) JsonLD JsonLD JsonLD JsonLD [![HRSC_Logo](https://www.hrsc.ch/hubfs/00_Brand/HRSC_Logo.svg "HRSC_Logo")](https://hrsc.ch) - [HR Business Operations Show submenu for HR Business Operations](https://www.hrsc.ch/hr-business-operations) - [On-Demand](https://www.hrsc.ch/on-demand) - [Outsourcing](https://www.hrsc.ch/outsourcing) - [HR Business Consulting](https://www.hrsc.ch/hr-business-consulting) - [Über uns Show submenu for Über uns](https://www.hrsc.ch/ueber-uns) - [Referenzen](https://www.hrsc.ch/referenzen) - [HR Business Operations Show submenu for HR Business Operations](https://www.hrsc.ch/hr-business-operations) - [On-Demand](https://www.hrsc.ch/on-demand) - [Outsourcing](https://www.hrsc.ch/outsourcing) - [HR Business Consulting](https://www.hrsc.ch/hr-business-consulting) - [Über uns Show submenu for Über uns](https://www.hrsc.ch/ueber-uns) - [Referenzen](https://www.hrsc.ch/referenzen) [Jobs & Karriere](https://www.hrsc.ch/karriere)[Kontakt](https://www.hrsc.ch/blog/aufbewahrungspflichten-im-hr#kontakt)[Blog](https://www.hrsc.ch/blog) Load more - - - - [mailto:?subject=Check%20out%20https%3A%2F%2Fwww.hrsc.ch%2Fblog%2Faufbewahrungspflichten-im-hr%3Futm_medium%3Dsocial%26utm_source%3Demail%20&body=Check%20out%20https%3A%2F%2Fwww.hrsc.ch%2Fblog%2Faufbewahrungspflichten-im-hr%3Futm_medium%3Dsocial%26utm_source%3Demail](mailto:?subject=Check%20out%20https%3A%2F%2Fwww.hrsc.ch%2Fblog%2Faufbewahrungspflichten-im-hr%3Futm_medium%3Dsocial%26utm_source%3Demail%20&body=Check%20out%20https%3A%2F%2Fwww.hrsc.ch%2Fblog%2Faufbewahrungspflichten-im-hr%3Futm_medium%3Dsocial%26utm_source%3Demail) # Aufbewahrungspflichten im HR: Diese Fristen sollten Sie kennen Zwischen Dokumentationspflicht und Löschpflicht. So bleibt Ihr HR rechtssicher. Die meisten KMU wissen, dass Lohnjournale 10 Jahre aufbewahrt werden müssen – aber wie viele haben ein dokumentiertes Löschkonzept für Bewerbungsunterlagen? Mit dem revidierten DSG ist das keine akademische Frage mehr. 26.08.2026 Für HR-Verantwortliche ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen zu kennen. Denn mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG) dürfen Personendaten nur so lange bearbeitet und aufbewahrt werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Zusätzlich verpflichtet Art. 328b OR Arbeitgeber dazu, nur jene Daten über Mitarbeitende zu bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis geeignet oder erforderlich sind. Ein strukturiertes Archivierungs- und Löschkonzept hilft dabei, rechtliche Risiken zu minimieren und datenschutzkonform zu handeln. ### Die wichtigsten Fristen im Überblick | ** Dokument** | **Aufbewahrungsfrist ** | **Grundlage ** | | --- | --- | --- | | Lohnjournal und Lohnausweis | 10 Jahre (OR) | Steuer- und Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten  | | Sozialversicherungsabrechnungen (AHV, IV, EO, ALV)  | 10 Jahre (OR) | Gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Sozialversicherungsrecht  | | Lohndaten, Bonusabrechnungen und lohnrelevante Unterlagen  | 10 Jahre (OR) | Steuer- und buchhaltungsrechtliche Aufbewahrungspflichten  | | Überstunden- und Feriennachweise  | 5 Jahre (OR) | Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche (OR)  | | Bonus- und Zielvereinbarungen mit Lohncharakter  | 5 Jahre (OR) | Verjährungsfrist für Lohnforderungen (OR)  | | Arbeitszeugnisse und relevante Beurteilungsgrundlagen  |  Bis zu 10 Jahre  | Anspruch auf Berichtigung bzw. Neuerstellung des Arbeitszeugnisses (Art. 330a OR)  | | Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidatinnen und Kandidaten  |  Ca. Max. 3 Monate (DSG)  | Datenschutzrechtlicher Grundsatz der Verhältnismässigkeit (DSG-Praxis)  | Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres. ### Digitale Archivierung: Was gilt? HR-Unterlagen dürfen heute grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden, sofern die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung erfüllt sind. Entscheidend ist nicht, ob Dokumente in Papierform oder digital vorliegen, sondern dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und bei Bedarf jederzeit verfügbar sind. Wer Personaldossiers digital führt, sollte deshalb sicherstellen, dass das eingesetzte HR-System eine revisionssichere Archivierung ermöglicht und unberechtigte Zugriffe verhindert. Papieroriginale müssen in vielen Fällen nicht zusätzlich aufbewahrt werden, sofern die elektronische Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. ### Was passiert beim Mitarbeiteraustritt? Mit dem Austritt endet das Arbeitsverhältnis, nicht aber sämtliche Aufbewahrungspflichten. Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen sowie weitere gesetzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen weiterhin, während der vorgeschriebenen Fristen archiviert werden. Personendaten, die für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden, sollten hingegen datenschutzkonform gelöscht werden. Ein klar definierter Austrittsprozess hilft dabei, Aufbewahrungs- und Löschpflichten rechtssicher umzusetzen. #### Arbeitszeugnisse: Anspruch bis zu zehn Jahre Mitarbeitende haben gemäss Art. 330a OR Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch verjährt in der Regel nach zehn Jahren. Deshalb empfiehlt es sich, nicht nur das Arbeitszeugnis selbst aufzubewahren, sondern auch die relevanten Grundlagen wie Qualifikationen oder Leistungsbeurteilungen. Diese können bei einer späteren Neuerstellung oder Anpassung des Zeugnisses wichtig sein. #### Abgesagte Bewerbung: Wann müssen Daten gelöscht werden? Auch im Bewerbungsprozess gilt das Prinzip der Verhältnismässigkeit. Personendaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Bewerbungsprozess erforderlich sind. In der Praxis werden Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Kandidatinnen und Kandidaten häufig während rund drei Monaten aufbewahrt. So können mögliche Diskriminierungs- oder Gleichbehandlungsansprüche geprüft werden. Eine längere Speicherung ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig, beispielsweise für die Aufnahme in einen Talentpool. Ohne Einwilligung sollten die Daten fristgerecht gelöscht werden. #### Aufbewahrung bedeutet mehr als Speichern Die reine Ablage von Dokumenten genügt nicht. HR-Unterlagen müssen: •    vollständig und nachvollziehbar sein •    innerhalb angemessener Frist verfügbar gemacht werden können •    revisionssicher archiviert werden •    vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein Auch persönliche Notizen von Vorgesetzten können unter den Datenschutz fallen und müssen entsprechend behandelt werden. ### Drei Tipps für die Praxis ✔ Hinterlegen Sie für jede Dokumentenkategorie im HR-System eine automatische Aufbewahrungs- oder Löschfrist. So stellen Sie sicher, dass Unterlagen weder zu früh noch zu spät gelöscht werden. ✔ Überprüfen Sie Ihre Personaldossiers einmal jährlich – idealerweise im vierten Quartal. Entscheiden Sie dabei, welche Dossiers archiviert werden müssen und welche datenschutzkonform gelöscht werden können. ✔ Prüfen Sie, ob Ihr HR-System automatische Lösch- und Archivierungsprozesse unterstützt. Solche Funktionen reduzieren den administrativen Aufwand und helfen, gesetzliche Fristen zuverlässig einzuhalten.   ### **Fazit** Aufbewahrungspflichten im HR sind weit mehr als eine administrative Aufgabe. Wer gesetzliche Fristen kennt und klare Prozesse für Archivierung und Löschung definiert, schafft Rechtssicherheit und schützt sensible Personaldaten. Sie möchten wissen, ob Ihre HR-Dokumentation DSG-konform ist und Ihr System revisionssicher archiviert? HRSC überprüft Ihre Prozesse und unterstützt Sie beim Aufbau eines rechtssicheren Archivierungs- und Löschkonzepts. Nehmen Sie [Kontakt](https://www.hrsc.ch/#kontakt) mit uns auf, wir beraten Sie gerne.   [Tipps & Tricks](https://www.hrsc.ch/blog/tag/tipps-tricks) [Consulting](https://www.hrsc.ch/blog/tag/consulting) ### Das könnte Sie auch interessieren [![Familie mit ihren zwei Kindern beim Spaziergang im Grünen](https://www.hrsc.ch/hubfs/hrsc-header-1920x960.jpg)](https://www.hrsc.ch/blog/wie-betreuungszulagen-unternehmen-attraktiver-machen-und-worauf-im-hr-achten) 27.11.2025 #### [Wie Betreuungszulagen Unternehmen attraktiver machen und worauf das HR achten muss](https://www.hrsc.ch/blog/wie-betreuungszulagen-unternehmen-attraktiver-machen-und-worauf-im-hr-achten) Es kommt also nicht von ungefähr, dass immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeitenden gezielt unterstützen wollen, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf … [![](https://www.hrsc.ch/hubfs/11_Blog/260703-hrsc-blogbeitrag-familie.jpg)](https://www.hrsc.ch/blog/teilzeitarbeit-flexibilität-mit-chancen-und-herausforderungen) 07.07.2026 #### [Teilzeitarbeit: Flexibilität mit Chancen und Herausforderungen](https://www.hrsc.ch/blog/teilzeitarbeit-flexibilität-mit-chancen-und-herausforderungen) Ob Mütter und Väter, Personen in Weiterbildung oder solche mit dem Wunsch nach mehr Freizeit – Teilzeitmodelle schaffen den dafür notwendigen Rahmen. … [![](https://www.hrsc.ch/hubfs/03_HR-Business-Consulting/HRSC-Strategie-HR-Simple-Box-Web-1220x680-1.jpg)](https://www.hrsc.ch/blog/zweigniederlassungen) 16.04.2025 #### [Praxisbeispiel FAK-Beiträge bei Zweigniederlassungen](https://www.hrsc.ch/blog/zweigniederlassungen) Was sind FAK-Beiträge? 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