Für HR-Verantwortliche ist es wichtig, die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen zu kennen. Denn mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG) dürfen Personendaten nur so lange bearbeitet und aufbewahrt werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Zusätzlich verpflichtet Art. 328b OR Arbeitgeber dazu, nur jene Daten über Mitarbeitende zu bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis geeignet oder erforderlich sind. Ein strukturiertes Archivierungs- und Löschkonzept hilft dabei, rechtliche Risiken zu minimieren und datenschutzkonform zu handeln.
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Grundlage |
|
Lohnjournal und Lohnausweis |
10 Jahre (OR) |
Steuer- und Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten |
| Sozialversicherungsabrechnungen (AHV, IV, EO, ALV) |
10 Jahre (OR) |
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Sozialversicherungsrecht |
| Lohndaten, Bonusabrechnungen und lohnrelevante Unterlagen |
10 Jahre (OR) |
Steuer- und buchhaltungsrechtliche Aufbewahrungspflichten |
| Überstunden- und Feriennachweise |
5 Jahre (OR) |
Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche (OR) |
| Bonus- und Zielvereinbarungen mit Lohncharakter |
5 Jahre (OR) |
Verjährungsfrist für Lohnforderungen (OR) |
| Arbeitszeugnisse und relevante Beurteilungsgrundlagen | Bis zu 10 Jahre | Anspruch auf Berichtigung bzw. Neuerstellung des Arbeitszeugnisses (Art. 330a OR) |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidatinnen und Kandidaten | Ca. Max. 3 Monate (DSG) | Datenschutzrechtlicher Grundsatz der Verhältnismässigkeit (DSG-Praxis) |
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
HR-Unterlagen dürfen heute grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden, sofern die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung erfüllt sind. Entscheidend ist nicht, ob Dokumente in Papierform oder digital vorliegen, sondern dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und bei Bedarf jederzeit verfügbar sind.
Wer Personaldossiers digital führt, sollte deshalb sicherstellen, dass das eingesetzte HR-System eine revisionssichere Archivierung ermöglicht und unberechtigte Zugriffe verhindert. Papieroriginale müssen in vielen Fällen nicht zusätzlich aufbewahrt werden, sofern die elektronische Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Mit dem Austritt endet das Arbeitsverhältnis, nicht aber sämtliche Aufbewahrungspflichten. Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen sowie weitere gesetzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen weiterhin, während der vorgeschriebenen Fristen archiviert werden. Personendaten, die für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden, sollten hingegen datenschutzkonform gelöscht werden. Ein klar definierter Austrittsprozess hilft dabei, Aufbewahrungs- und Löschpflichten rechtssicher umzusetzen.
Mitarbeitende haben gemäss Art. 330a OR Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch verjährt in der Regel nach zehn Jahren.
Deshalb empfiehlt es sich, nicht nur das Arbeitszeugnis selbst aufzubewahren, sondern auch die relevanten Grundlagen wie Qualifikationen oder Leistungsbeurteilungen. Diese können bei einer späteren Neuerstellung oder Anpassung des Zeugnisses wichtig sein.
Auch im Bewerbungsprozess gilt das Prinzip der Verhältnismässigkeit. Personendaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Bewerbungsprozess erforderlich sind.
In der Praxis werden Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Kandidatinnen und Kandidaten häufig während rund drei Monaten aufbewahrt. So können mögliche Diskriminierungs- oder Gleichbehandlungsansprüche geprüft werden.
Eine längere Speicherung ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig, beispielsweise für die Aufnahme in einen Talentpool. Ohne Einwilligung sollten die Daten fristgerecht gelöscht werden.
Die reine Ablage von Dokumenten genügt nicht. HR-Unterlagen müssen:
• vollständig und nachvollziehbar sein
• innerhalb angemessener Frist verfügbar gemacht werden können
• revisionssicher archiviert werden
• vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein
Auch persönliche Notizen von Vorgesetzten können unter den Datenschutz fallen und müssen entsprechend behandelt werden.
Aufbewahrungspflichten im HR sind weit mehr als eine administrative Aufgabe. Wer gesetzliche Fristen kennt und klare Prozesse für Archivierung und Löschung definiert, schafft Rechtssicherheit und schützt sensible Personaldaten.
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